امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط وبهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آنها مجهز شدن این سازمان ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم هایاطلاعاتی و فناوری اطلاعات است

 در این میان از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیت های اداری وبازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکل های مختلف جریانات ارتباطی، شبکه های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که دراقصی نقاط جهان به شیوه های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می شود ازاین قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری،سازمان ها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان ودرجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند.

در واقع محیط پررقابت کسب و کار ودگرگونی های این محیط در دهه ۱۹۹۰ (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها وجوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم های اطلاعاتی را دوچنـــــدان کرد

 به همین جهت، بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می یابد، چنانکه امروز سازمان هایی می توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله باتغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.

  اما سیستم های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یازیرسیستم های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم های اطلاعاتی دارد؟ و...

    ● اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

 اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور کهمنابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد.

 فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجاراطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر ازاستفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند.

 از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت های سازمان محسوب می شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات راتولید و آن ها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان ازصحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است.

 امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکت های موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکت ها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان رابا بهره وری بالا موجب می گردند.

  ● انواع سیستم های اطلاعاتی

 در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه ۶۰ به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوعکاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می کنند.

 در اوائل دهه ۱۹۶۰ و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتراطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدیدترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفت های حاصله درتجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای والکترونیک مطرح گردید و در سال ۱۹۸۰ سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

 اما درواقع اتوماسیون اداری در سال ۱۹۶۴ وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنینوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد،ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روینوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم هایکوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. و تکامل های بعدی در این زمینه ایجاد شد. ونیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه ۱۹۷۰ کارایی کارخانه ها ۹۰ - ۸۵درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها ۴ درصد افزایش داشت، پسبایستی سیستم هایی به وجـــــود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کاراییدفاتر هم می شدند.

  ● سیر تکامل فناوری اداری

 سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای وفناوری ارتباطات است.

  در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و درمعنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخص های این دوره انجام مطالعاتی درمورد جایابی و فضاسازی برای محیط های اداری بود. (دهه ۲۰به بعد) درحقیقت در این دوره سعی در جداساختن فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی بود و درنهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جداگردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق ودستمزد و مالی بود، فراهم گردد

 در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک که از سرعت ودقت بالایی بهره مند بودند،‌ مدیران تصمیم گرفتند که با استفـــاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانهدر کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کــــــرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد.

  در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم وفناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک ازاین سیستم ها در یکدیگر. درحقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاًارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می بریم، این است که سازمانها و شرکت هابه ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازارهایپیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

  ● تعریف اتوماسیون اداری:

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجودندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط بافعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند.

 اما از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیت های اداری وبازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نام های مختلفی همچون سیستم های اداری ، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربرنهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است.

 ولی عمومی ترین وبالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم.

 اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه وبالعکس مربوط می شود.

 کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی،سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی وکتبی است .

 سیستم های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداریازطــــریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند. سیستم های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات وهماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام ها وجلسات الکترونیک فراهم می کند.

 اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی؛کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.

 ●مزایا و معایب اتوماسیون اداری:

 مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان ها، صرف نظر ازموارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آن ها است. وبه خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.

به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.

 مزایای مستقیم :

  این مزایا عبارتند از:

 افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیریبوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشدعبارتند از:

الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

 ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛

 ج) فعالیت های غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛

د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.

 مزایای غیرمستقیم:

 این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری ورشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند،

  این مزایا عبارتند از:

 الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛

 ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛

ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛

 د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛

 ه) رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصت ها.

 اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتنداز:

ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعیو انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها، پیچیده شدن و سختیکار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنهابه سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم هایمکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی وهم ازنظر تخریب.

  ● انواع کاربردها یا زیرسیستم های اتوماسیون اداری:

 از دیدگاه های متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده استکه در این جا به دو نمونه از آن هـــــــا می پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:

1-در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها: واژه پردازها، ماشینهای کپی هوشمند، سندخوان ها، سیستم های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.

2 - در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: کشورهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته ها (میکرو گرافیک)
3 -  در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات کنفرانس از راه دور.

  ●  ارگونومیک

 پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشداقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است. بی تردیدپیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر درکاهش شدید بسیاری از منابع حوادث، آسیب ها و تنش های کاری، نقش برجسته ای داشته است.

  با این حال، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است. وبایستی درنظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم عملکرد را بهینه کرده وبه بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومیرا در طراحی، عرضه و استفاده از فناوری منظور کنیم.

  اصطلاح ارگونومیک مطالعه عوامل را که راحتی، ارضاء و کارایی افرادی که با سیستم ها و وسایل تولید، کار می کنند را تشریح می کند.

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه کنند، اغلب آنها دچار سردرد، کمردرد و چشم درد و.... می شوندبا درنظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما درنظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از دارایی های سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود.

ازطرف دیگر، می توان گفت اتوماسیون اداری فراتر از اضافـــــه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت دربرابرتغییر را هم مدنظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده استکه هر تغییر روانی - اجتماعی در محیط کاری، همانند رایانه ای شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنش های فیزیولوژیک و روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد بامکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود

مقاومت می کند. و مدیران و سایرطراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یامیزان آن را کاهش دهند

 ● مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی

 اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت تر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده ودریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیازدارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارش های اداریاستفاده می کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاصاست، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارش های غیررسمی ادامه می دهند.

اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی درارتباط با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورداستفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است. بنابراین،احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیمگیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزارپیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصیبرخوردار است.

 از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربردهای انواع سیستم هایاطلاعاتی را با هم موردمقایسه قرار داد، شکل شماره ۲ نشان دهنده این تفاوت است. کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختاریافته که ارتباطات غیررسمی فراوان است وفق می یابد. با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را دراختیار قرار میدهد، تصمیم درمورد نحوه به کارگیری آن به مدیران محول می شود.

  ● نتیجه گیری

 طی دهه ۱۹۷۰ کارایی کارخانه ها ۹۰ - ۸۵ درصد بالا رفت، درحالی که کاراییدفتری تنها ۴ درصــــد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجود مــــــی آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند، از این رو، بعداز تکامل سیستم های پردازش داده (DPS)، سیستم های اطلاعاتی مدیریت و سیستمهــــای پشتیبــــــانی تصمیم گیری، سیستم های اتوماسیون اداری بــه وجودآمدند. این سیستم ها از طریق فناوری اطلاعاتی از امور اداری حمایت کرده وموجب افزایش کارایی دفاتر می شوند. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنهابوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیرسود برساند.

 اما بایستی توجه داشت که در حل یک مسئله بخش عمده ای از آن ازطریق ارتباطات بین فردی حاصل می شود.

 مدیر و کارشناس اطلاعات باید به اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهای مکمل چنین ارتباطات بین فردی بنگرند و درعین حالی که کاربردهای اتوماسیون اداری موجب کارایی و صرفه جویی هزینه ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می شود، از ابعاد دیگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه ها به وسیله چاپگر رایانه، یا افزایش پیام های بی اهمیت و جزیی و پخش وسیع پیــام ها درمورد پست الکترونیک می شـــود. متاسفانه مطالعات آماری فقط نشان دهندهاین هستند که کاربرد اتوماسیون اداری درحال گسترش زیادی است ولی این امر بهما نشان نمی دهد که آیا واقعاً اتوماسیون اداری برای ادارات مفید است یافقط طبق فناوری روز ورود آن به ادارات دیده می شود.
یک مسئله مشخص است: کمپانی هایی که طبق مطالعات آماری اقدام به جایگزینی سیستم های اتوماسیون اداری در طیف وسیع می کنند لزوماً موفق نیستند بلکهمطالعات نشان داده است بهتر است درهر اداره از اتوماسیون اداری در جایی که مفید واقع می شود و واقعاً به آن نیاز است استفاده بشود. در مقاله بیزینسویک اشاره شده کمپانی هایی که بهترین اهداف را از به کارگیری اتوماسیوناداری کسب کرده اند و بالاترین کارامدی را دارند آنهایی هستند که مشخصاً ازاتوماسیون اداری درجای مربوط استفاده می کنند.

 نکتــــه آخر و مهم

 اینکه در کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آنها بایستی به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) ومقاومت در برابر تغییر کارکنان و تکنیک های مناسب غلبه بر مقاومت آن ها نیزتوجه اساسی داشته باشیم و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر وتحولات و به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیرویانسانی هم به عنوان مهمترین عامل ایجادکننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده واجراکننده آن است.

  لیلی حبیبی

 کارشناس ارشد مدیریت دولتی دانشگاه تهران گرایش سیستم های اطلاعاتی مدیریت

  منبع : ماهنامه تدبیر

  منابع و ماخذ:
۱ - اسکندری، علی رضا، بررسی موانع و مشکلات استقرار سیستم های اطلاعاتی دربخش منابع انسانی وزارت نفت، پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران،دانشکده مدیریت ۱۳۸۰.
۲ - بهشتیــــان، مهدی؛ ابوالحسنی، حسین، سیستم های اطلاعاتی مدیریت، تهران: شرکت پردیس ۱۳۷۸.
۳ - ثاقب تهرانی، مهدی؛ تدین، شبنم. مدیریت فناوری اطلاعات. تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۸۰.
۴ - سلمانی، داود سیستم های اطلاعات مدیریت، تهران: دانشکده مدیریت، جزوه چاپی مقطع کارشناسی ارشد، نیمسال اول ۸۱ - ۸۰.
۵ - شه نواز، هوشنگ. ارگونومی و انتقال تکنولوژی. تدبیر، ش ۱۰۰، ۱۳۷۸.
۶ - صــــرافی زاده، اصغر؛ علی پناهی، علی. سیستم های اطلاعات مدیریت. تهران: میر، ۱۳۸۰.
۷ - عندلیب آذر، مجتبی. اتوماسیون اداری. مدیریت، ش ۴۴، مرداد و شهریور ۱۳۷۹.
۸ - فتحی، مجید. مقدمه ای بر اطلاع رسانی و نظامهای اطلاعات. مدیریت، شماره ۵۱ و ۵۲ مرداد و شهریور ۱۳۸۰.
۹ - کریمیان، عباسقلی، بررسی علل مشکلات سیستم های اداری مکانیزه واتوماسیون در وزارت آموزش و پرورش. پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشگاهتهران، دانشکده مدیریت، ۱۳۵۹.
۱۰ - مجیدی، اردوان. تنگناهای اجتماعی در مکانیزاسیون و توسعه سیستم های کامپیوتری در سازمان. گزارش کامپیوتر، شماره ۱۳۷، ۱۳۷۸.
۱۱ - مؤمنی، هوشنگ. مدیریت منابع اطلاعات. تهران: اتحاد، ۱۳۷۲.
۱۲ - مک لئود، ریموند. سیستم های اطلاعات مدیــــریت. ترجمه مهدی جمشیدیان و اکبر مهدی پور. دانشگاه اصفهان، ۱۳۷۷.

۱۳ - OLOF BRENNER, STENAND &  VOSTBERG (۱۹۹۵“WORKING CONDITIONS AND ENVIRONMENT AFTER A PARTICIPATIVE OFFICE AUTOMATION PROJECT”. JOURNAL OF INDUSTRIAL ERGONOMICS, ۱۵۰.
۱۴ - PARKER, CHARLESS (۱۹۸۹MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM, MCGRAW HILL.
۱۵ - RAY, CHARLES AND KALMER JANET (۱۹۹۵OFFICE AUTOMATION A SYSTEM APPROACH, ۳RD, AMYZ SOUTH WESTERN EDUCATIONAL PUBLISHING.
۱۶ - ZWASS, VALDIMI (R۱۹۹۲ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM, WM. C. BROWN.

نظرات شما عزیزان:

برچسب‌ها: